Відкривши ФОП, багато підприємців помилково думають, що на спрощеній системі оподаткування можна забути про папери. Адже декларація подається раз на рік, а робота ведеться “по-білому”. Проте це лише ілюзія безпеки.
Документи – це основа захисту під час податкових перевірок. Якщо ви не зможете підтвердити свої доходи та витрати, навіть чесно подані декларації не допоможуть – податкова донарахує податки та виставить штрафи.
Особливо це важливо для підприємців, які:
- співпрацюють із юридичними особами;
- отримують оплату від іноземних клієнтів у валюті;
- продають товари чи послуги через маркетплейси та онлайн-сервіси.
У Finevolution ми знаємо всі нюанси й допомагаємо підприємцям організувати облік та зберігання документів так, щоб працювати спокійно навіть під час перевірок. Наша мета – щоб ви займалися розвитком бізнесу, а не переживали за податкові ризики.
Навіщо ФОП зберігати документи?
Багато підприємців на спрощеній системі думають: “Я чесно сплачую податки, тож проблем бути не може.”
Але податкова перевірка працює інакше. Для контролюючих органів важливо не лише побачити декларації, а й підтвердити ваші доходи та витрати первинними документами.
- Податкова не визнає витрати та донарахує податки.
- Вам можуть виставити штрафи за порушення правил ведення обліку.
- У найгіршому випадку рахунки ФОП можуть заблокувати до з’ясування обставин.
Навіть якщо ви працюєте без найманих працівників і маєте кілька клієнтів, системне зберігання документів – ваш страховий поліс.
Які документи має зберігати ФОП?
ФОП на спрощеній системі оподаткування не веде повноцінного бухгалтерського обліку, але це не означає, що можна ігнорувати документи. Навпаки – саме первинні документи підтверджують законність ваших доходів та витрат у разі перевірки податкової.
Ось перелік документів, які обов’язково потрібно зберігати:
Податкові декларації. Це основний документ, який підтверджує, що ви вчасно задекларували отримані доходи. Зберігайте копії всіх поданих декларацій за період діяльності. Обов’язково разом із квитанціями про прийняття від податкової (вони підтверджують, що декларація дійсно надійшла й прийнята системою).
Навіть якщо декларація подана через «Дію», варто зробити архів копій та завантажити підтвердження подачі у PDF.
Первинні документи. Це документи, які підтверджують факт отримання доходу або здійснення витрат. Сюди належать договори з клієнтами або підрядниками, акти виконаних робіт або накладні (для товарів), рахунки-фактури та інші підтверджуючі документи.
Якщо податкова запитає: “Звідки ці кошти на рахунку?”, лише первинні документи дадуть правильну відповідь.
Банківські документи. ФОП зобов’язаний використовувати окремий рахунок для підприємницької діяльності. Зберігайте банківські виписки за весь період роботи. Для готівкових операцій – чеки, квитанції та видаткові ордери.
Документи на валютні надходження. Якщо ви працюєте з іноземними клієнтами, важливо мати зовнішньоекономічні Інвойси, які є одночасно є рахунками на оплату та актами наданих послуг, а також двомовні акти виконаних робіт. Без цих документів податкова може розцінити надходження як «незаконне збагачення».
Документи по РРО/ПРРО (за потреби). Якщо ви використовуєте касовий апарат або ПРРО, зберігайте Z-звіти та фіскальні чеки та реєстраційні документи на РРО/ПРРО.
Скільки часу потрібно зберігати документи ФОП?
Багато підприємців вважають, що документи можна викинути одразу після подання декларації. Але законодавство встановлює конкретні строки зберігання, і якщо під час перевірки ви не надасте потрібні папери, податкова може:
- не визнати ваші витрати (дуже важливо для загальносистемників!);
- донарахувати податки та штрафи (штрафи за відсутність первинних документів – до 1020 грн за кожне порушення (ст. 121 ПКУ).
- заблокувати рахунок до з’ясування обставин.
Строки зберігання документів ФОП
|
Тип документів |
Скільки зберігати? |
Коментар |
|
Податкові декларації |
Не менше 3 років |
Стандартний строк для більшості податкових перевірок. |
|
Первинні документи (договори, акти) |
3–7 років |
7 років – якщо були збитки чи відшкодування ПДВ. |
|
Банківські виписки |
3 роки |
Підтверджують надходження та витрати ФОП. |
|
Документи на валютні надходження |
3 роки |
Рекомендуємо зберігати довше – для уникнення валютних питань. |
|
Документи по РРО/ПРРО |
3 роки |
Z-звіти, чеки та ін. |
|
Документи при судових спорах/перевірках |
До завершення справи + 3 роки |
Якщо триває перевірка або суд, зберігати до остаточного рішення. |
Ми рекомендуємо зберігати всі документи щонайменше 3 роки, якщо немає найманих працівників. Це повністю закриє ризики під час повторних або позапланових перевірок.
Міні-аудит: чи в порядку ваші документи ФОП?
Перш ніж спокійно видихнути, перевірте, чи всі важливі документи у вас збережені та оформлені правильно:
- Усі податкові декларації подані вчасно, а підтвердження їх прийняття збережені?
- Первинні документи (договори, акти, накладні) є на всі отримані доходи?
- Банківські виписки за весь період діяльності ФОП підготовлені?
- Якщо отримуєте валюту – зберігаєте зовнішньоекономічні договори та інвойси?
- Документи по РРО/ПРРО (Z-звіти, чеки) в архіві?
- Архів ведеться або у паперовому чи електронному вигляді?
- Строки зберігання витримані (не менше 3–7 років)?
А що, якщо відповіді на деякі питання – “Ні”?
Це означає, що під час перевірки податкова може донарахувати податки або заблокувати рахунок.
Finevolution допоможе провести аудит ваших документів, відновити архів і налаштувати облік так, щоб ви не хвилювалися про перевірки.
Замовте міні-аудит документів ФОП – ми підкажемо, де є ризики, і запропонуємо рішення.
Працюємо з понеділка по п’ятницю з 9.00 до 19.00. Для отримання консультації надсилайте запит через форму нижче, або пишіть у Telegram, Viber чи Whatsapp.
